טיפים לארגון זמן באופן אפקטיבי

לכל אחד הרגלי עבודה, שקשה לשנותם, אך על מנת לנצל את הזמן הקצוב שבידכם בצורה יעילה,

קראו את צרור העצות הבאות ובדקו היכן ואיך הן יכולות לסייע לכם, בחרו טיפ אחד/ שניים ויישמו אותם השבוע:

 

1. הגדירו לכם מטרות ברורות, חישבו מהן "האבנים הגדולות", המשימות המרכזיות שתורמות לקידום מטרותיכם. והיו בפוקוס אליהם כל זמן שחל שינויי.

2. הקדישו זמן לתכנון יומי. מומלץ בראשית היום או את הערב לפניו. זכרו, גם בניהול פרויקטים 80% מהזמן מוקדש לתכנון.

3. לאחר שקבעתם את סדרי העדיפויות לרשימה היומיומית, בצעו את המשימות בלי לדלג על משימות קשות או כאלה שאינכם אוהבים לעשות. במקביל זהו, את הפעולות אותם אתם דוחים, וחשבו מה הגורם לדחייתם, ומה ניתן לשנות במשימה בכדי לקדמה.

4. התחשבו בשעות השיא הפנימיות שלכם (הזמן בו אתם מתפקדים במלוא המרץ) ובשעות השיא החיצוניות (הזמן המתאים לתקשורת עם אנשים אחרים).

5. קיבעו מגבלות זמן לכל פעילות.

6. הישארו גמישים לקראת נושאים בלתי צפויים שעשויים לצוץ, אל תקבעו לוח זמנים לחוץ לכל דקה ביום.

7. קיבעו את תחילת היום לביצוע פעילויות הכרחיות. אף פעם אינכם יודע מה יצוץ בהמשך היום ואתם עלולים לשכוח או לא להספיק את אותן פעולות הכרחיות. החליטו מראש, מה הם ה20% שיניבו 80% תפוקה והתמקדו בהם.

8. מקדו וסיימו עבודה אחת לפני שאתם עוברים לבאה.

9. אמרו "לא" לעבודות שאינן שלכם או האצילו סמכויות לעבודות שאחרים יכולים לעשות במקומכם וגוזלות מכם זמן יקר.

10. רכזו יחד את כל הטלפונים שעליכם לעשות וטלפנו לאנשים ברצף.

11.  שולחן מסודר עוזר לעבוד ביעילות ולמצוא בזריזות את מה שאתם צריכים. נקו את שולחן העבודה והניחו במרכזו את החומר החשוב ביותר.

12. שימו שעון במקום שכל אחד יוכל לראותו. וודאו שהוא מכוון. נצלו "זמן מת" והפכו זמן המתנה לזמן מתנה. לדוגמא, אם אתם מחכים בתור ויכולים בינתיים לערוך טלפונים או לקרוא חומר חשוב.

13. זכרו את עצמכם, והקדישו זמן לדברים שחשובים לכם באופן אישי. אלו שממלאים אתכם באנרגיה. ספורט, מדיטציה, משפחה.. בכדי לתפקד באופן מיטבי עלינו להיות מאושרים ומאוזנים. פעולות אלו חשובות ולעיטים מוזנחות.

14. הכירו את סגנון האישי שלכם למול הזמן – מלאו את השאלון באתר וקבלו טיפים ממוקדים ואישיים לכם. זכרו כולנו שונים, קבלו את סגנונות ניהול הזמן השונים של העובדים אתכם והיערכו בהתאם.

 

בהצלחה!

 

רוצים לקבל טיפים אישיים לניהול זמן?

היכנסו לשאלון המצורף, תגלו מהו סגנון ניהול הזמן שלכם וקבלו צרור עצות המותאמות לכם אישית.

 

מוזמנים להתייעץ אייתנו ולשתף.

צוות סגול - הילה פפר שיקלי וסיגל גורקביץ.