ניהול זמן אפקטיבי

 

"זמן מאורגן היטב הוא הסימן המובהק של תודעה מאורגנת היטב." (סר אייזק פיטמן)

 

הזמן שלנו הוא אחד המשאבים המוגדרים והידועים ביותר שיש לנו בחיינו, כולנו יודעים ששעה מורכבת מ60 דקות,

יממה מורכבת מ24 שעות,שבוע מורכב מ168 שעות וכן הלאה...

וככזה הוא גם נחשב לאחד המשאבים היקרים ביותר שיש לנו  ובאופן שגוי אנו נוטים להתייחס אליו כמשהו שלא ניתן לשליטתנו ונמצא כמעט תמיד במחסור אצל אנשים רבים ואצל מנהלים בפרט.

 

"...אם רק היה לי יותר זמן הייתי מספיק הרבה יותר!"

"...עוד כמה שעות ביממה היו פותרות לי הרבה בעיות!"

"...הייתי מנהל הרבה יותר טוב אם היה לי עוד קצת זמן..."

 

מחקרים וסקרים הוכיחו שאנשים אפקטיבים הם אלו אשר מתכננים באופן יעיל את זמנם מובילים לתוצאות עסקיות טובות הרבה יותר. אלו אשר מוצאים זמן, תאמינו או לא, גם לדברים האישיים, ספורט, חופשות, ומשפחה. המשימה העיקרית העומדת בפני המנהל היא לנהל את הזמן שיש ברשותו ולא שהזמן ינהל אותו. הזמן הוא נתון קבוע ושווה לכולנו, כל אחד בוחר להשתמש בו אחרת ניהול זמן אפקטיבי טמון במיקוד ומכוונות לעבר התוצאה הרצויה עבורך, אליה אתה שואף להגיע.  זה ההבדל בין התנהלות בתוך השוטף לבין ניהול מיטבי של הזמן. כאשר אנחנו מוכוונים, ממוקדים לאן, אזי התגובות שלנו יהיו מהמקום הזה ולא ממקום מופעל ואוטומטי.  

 

חשבו על השאלות: לאן אני רוצה להגיע? לשם מה אני פועל? וזכרו בניהול זמן מיטבי בארגונים, תפקידנו תמיד לייעל את הזמן של המנהל שמעלי. כיצד אני חוסך למנהל שלי זמן, כיצד אני מהווה נכס ארגוני עבורו. על מנת לתכנן את הזמן שלך, בין אם מדובר בניהול זמן בעבודה או בניהול זמן אישי, כדאי שתתחיל בהכנת רשימה של מטלות, מטרות ויעדים. חשוב מה המטרה הרצויה אליה אתה רוצה להגיע וזו תהייה לנגד עינך כל זמן ששינויים לא צפויים נכנסים לחייך. מה המטרה שלך בניהול הצוות, איזו אווירה אתה רוצה במשפחה שלך בביתך, כיצד אתה רוצה להיתפס מול מנהליך? וכדומה...

 

אפקטיביות– דע מה אתה עושה

יותר חשוב לעשות את הדברים הנכונים מאשר לעשות את הדברים בצורה נכונה. זהה מהם הדברים הנכונים לך לעשות, אתר מי הם לקוחותיך בתוך הארגון ומחוצה לו, פעל לקידום המשימות עליהם אתה נמדד או את הדברים הקשורים למטרות שלך. רק לאחר שהבנת כי אתה מבצע את המשימה הנכונה התמקד באייך לבצע אותה בצורה יעילה. תכנן את פעולותיך ובכך תנהל את זמנך, זכור תמיד יהיה אירועים שלא תכננת. לכן השאר זמן מראש לשינויים לא צפויים. דחוף או חשוב מה קודם???  

 

העיקרון המרכזי של ניהול זמן מדבר על סדרי עדיפויות. ניהול זמן אפקטיבי דורש יותר מרישום מטלות על נייר, הוא דורש סדרי עדיפויות.

דחוף: פעילויות הדורשות תגובה מיידית, לרב בשל דד-ליין או בשל דרישה ממשהו אחר.

חשוב: פעילויות המקדמות מטרות מרכזיות בחייך.

למשימות דחופות יש תוצאות על הטווח הקצר, בעוד למשימות חשובות יש השלכות על הטווח הארוך. ביום יום רובנו נשאבים אל הדחוף, וכך למעשה המשימות החשובות בבוא הזמן הופכות לדחופות ואנחנו כל הזמן בתחושה של "כיבוי שריפות". זה הזמן לעצור ולהקדיש זמן מתוכנן למשימות החשובות לפני שהן הופכות לדחופות.

 

מטריצת ניהול זמן

מומלץ לחלק את משימותיך לפי המטריצה הבאה:

כיצד המיפוי הזה עוזר לנו להתנהל?

  • הקפד לעשות את הלא דחוף וחשוב לפני שהופך לדחוף.

  • להיות מודעים ללא חשוב ולא דחוף ולצמצם את זמננו שם.

  • למצוא דרך יעילה לעשות את הלא חשוב אך דחוף בזמן הכי מתאים לכך ו/או ע"י האצלת סמכויות וכדומה.

 

בהצלחה

מוזמנים להתייעץ אייתנו ולשתף.

צוות סגול - הילה פפר שיקלי וסיגל גורקביץ.

054-2428858
סגול ייעוץ ארגוני