054-2428858
סגול ייעוץ ארגוני 

ניהול שיחת משוב

הדגש במאמר זה,  הינו על ניהול שיחת משוב עם ממשק עבודה.

בהחלט מתאים גם לניהול שיחת משוב עם עובד או כל אדם משמעותי בחיים האישיים. 

 

ניהול שיחה איכותית עם ממשק, חשובה מאוד למערכת יחסים ארוכת טווח וליעילות אישית וארגונית. כולנו היינו רוצים סביבת עבודה מפרגנת נעימה, ושלכל בקשה ושאלה שלנו נענים מיד. אך, לא פעם אנחנו נתקלים בסיטואציה לא רצויה למול ממשק.

במצבים כאלו, לרוב, אנחנו נוטים לתגובות אוטומטיות אמיתיות, טבעיות אך לא אפקטיביות. לא אפקטיביות משום שהן מחריפות ומעצימות את המצב הקיים. תגובות כמו להחזיר אש חזרה "אני אראה לו מה זה.." או לקטר "איזה מעצבן.. אידיוט.." בתקווה שמישהו ישמע ויחזק את דעותינו. או להתעלם ולהתחמק, למשל לא לענות למייל.. כל אלו מייצרות לופ במערכת היחסים שטבעה להסלים ולהחריף את המציאות הבלתי רצויה.

 

בכדי לייצר שינוי במערכת יחסים, עלינו לייצר שינוי בהתנהגות שלנו. משהו אחר יוביל לתוצאה אחרת. עלינו לקיים שיחה, שיחת יחסים, מעין שיחת משוב, פידבק. במטרה לייצר תהליכי עבודה טובים יותר לשני הצדדים ולמערכת כולה. גם אם קיימתם שיחות בעבר יש לחשוב מה באופן שהשיחה התנהלה הוביל לתוצאה הנוכחית. המאמר הבא נותן כלים אייך לקיים שיחה בכדי להוביל לתוצאה טובה יותר..

 

מאמר זה מתאים גם לשיחה למול עובד, קולגה ואחר משמעותי בחייכם האישיים.
היכולת לשנות בידיים שלנו. 

בשיחות משוב חלק לא מבוטל של האנרגיה של מקבל המשוב מוקדשת להתגוננות ומעכבת באופן משמעותי למידה. התגוננות מונעת מהאחר להתרכז בתוכן המסר. כאשר תגובת ההתגוננות מחריפה, נחלשת היכולת שלנו להעביר את המסר. ואותנו מתרחקים מהתוצאה הרצויה לשמה קיימנו את השיחה.

 

ככל שהאקלים תומך יותר הוא מפחית התגוננות, כך פוחתת נטיית המקבל לקלוט סילופים בתקשורת, שנובעים מההשלכות של פחדיו, מניעיו ודאגותיו שלו. כאשר פוחתת ההתגוננות, מצליח מקבל התקשורת להתרכז טוב יותר במבנה, בתוכן ובתוצאה העתידית המתבקשת.

 

כיצד ליצור אקלים תומך:

להלן טבלה המפרטת, אפיוני התנהגות של מעביר המסר אשר מייצרות אקלים תומך או התגוננותי

מצב התגוננות

1. שיפוט "מסרי אתה"

2. שליטה "אני צודק"

3. אסטרטגיה "מונולוג"

4. ניטרליות

5. עליונות

מצב תמיכה

1. תיאור "מסרי אני"

2. גישה של פתרון בעיות

3. ספונטאניות "דיאלוג"

4. אמפטיה

5. שיווין "פתיחות ללמידה"

כלי 1 - תיאור לעומת שיפוט

תאר תמונת מצב, הימנע משיפוט אישי, עשה שימוש בנתונים אמיתיים וספציפיים. התייחס לתחושותיhך שלך למצב ולתוצאה, ופחות למה האחר עשה לא בסדר.

 

כלי 2 - גישה של פתרון בעיות לעומת שליטה

הימנע מניסיון לחולל שינוי מוכתב באדם האחר (העובד/ הממשק). הפוך את האדם האחר, לשותף להגדרת הבעיה/קושי, הבנת הבעיה/קושי ומציאת פתרון יישומי לבעיה/קושי (לרבות קביעת יעדים ומדדים).

 

כלי 3 - תקשורת ספונטאנית לעומת אסטרטגית

הימנע מניסיון להכתיב (באופן גלוי או סמוי) את קצב ושלבי השיחה. אמץ גישה של שיחה טבעית, המזמינה את האחר לנהל אתך דיאלוג כנה, פתוח ומפרה על נושא המשוב.

 

כלי 4 - אמפטיה לעומת ניטרליות

שדר אמפטיה, הבנה, התייחסות לדברי האחר במהלך השיחה. היה קשוב ל"הערות ביניים" של האחר, התייחס אליהן והשתמש בהן כמקור לזיהוי צרכים, רצונות, ולמידה שלך כיצד אתה יכול לתרום לקשר בינכם לעבוד טוב יותר (היה פתוח ללמידה).

 

כלי 5 - שוויון לעומת עליונות

הראה לאחר כי השיחה והפידבק, הוא גם "רווח נקי" שלך, הזדמנות הדדית של שניכם ללמוד ולהכיר טוב יותר האחד את השני, לבנות אמון, לפתח תפיסה ולגבש דרכי פעולה ופתרונות יישומיים שיטיבו עם כל אחד ועם התהליך כולו.

 

ניהול שיחת משוב – עקרונות מנחים
  • מיקוד – כדאי לבחון בתחילת כל משוב "מהן הנקודות העיקריות אותן אני רוצה להציף במסגרת השיחה"? לשם מה אני מקיים את השיחה? מה אני רוצה לייצר? להתמקד בעיקר ולהימנע מהצפה. זכרו גם רומא לא נבנתה ביום אחד.

  • דו-סטריות: המשוב נועד להעברת מידע הדדי, לכן יש לשלב במשוב את העובד/ הממשק ולהימנע מהרצאת "אני מאמין" שמעבירה מסר "אני צודק". מסר כזה יגרום לתוצאה הפוכה ולהסלמת מערכת היחסים.

  • אוירה: חשוב לבנות אוירה נעימה ומכובדת, אוירה הבונה אמון ומאפשרת פתיחות ושיחה כנה. כל אחד רואה את הדברים מזווית הראיה שלו, ולכן הגענו לקצר בתקשורת מלכתחילה. צור אווירה המאפשרת להכיר את זווית הראיה אחד של השני ומכאן השמיים הם הגבול. 

  • הקשבה: הקשבה אינה פעולה פסיבית, אלא פעולה פעילה המחייבת ריכוז וערנות. הקשבה ממקום שקט ללא רעשים פנימיים- כאלו אשר יודעים מראש מה הצד השני יגיד ומוכנים לתגובה הולמת. ממקום המאפשר באמת להבין תחילה ואחר כך להיות מובנים.

  • משוב תיאורי ולא שיפוטי: משוב שיפוטי עלול לפגום מאוד בתחושת האמון והביטחון של השומע. לא בהכרח נותן המשוב יודע טוב יותר  מה נכון ... שימוש בטכניקה של שאילת שאלות, שיקופים, אמפטיה, ומיקוד בצורכים יעזרו לא להיכנס לעמדות שיפוטיות.

 

שתפו אותנו, במחשבות תובנות והתייעצויות שונות...  

ייחד אתכם לאורך הדרך - צוות סגול