איך להפוך את שיחת המשוב לאפקטיבית ומשמעותית יותר

עבורכם ועבור העובד?

• הכנה מראש: להגיע עם שיעורי בית.

• מיקוד: לחשוב מראש על 2-3 מסרים.

• אומץ / בהירות לגבי המסרים.

• גמישות ופתיחות לדיאלוג אמיתי בהתאם להתקדמות השיחה ב"כאן ועכשיו".

 

לפני המשוב:

• תכנן את המשוב: התכונן מראש למסרים המרכזיים ומקד 2-3 מסרים מרכזיים.

• הכן את העובד: שלח לו מראש את היעדים שהוצבו או בקש ממנו להיכנס למערכת לפני הפגישה ולצפות בהם, ולתת הערכה איכותית על ביצועיו, כך שהפגישה תהיה דיאלוג.

• הדפס את טופס המשוב מהמערכת וכתוב עליו או במחברת במהלך השיחה (לא במחשב!)

• דאג לתנאים פיזיים הולמים כולל זמן מוגדר ללא הפרעות ולאווירה נינוחה.

 

בזמן המשוב:

• הגדר מטרות למשוב: הצג בפתיחת המפגש את מטרתו: דיאלוג, למידה, העצמה, מתן טיפים וכלים וכד'.

• הפגן הערכה לעובד או בקש ממנו לבחור הישג בולט שלו (במידה ורלוונטי): פתח את השיחה בציון תרומת העובד לצוות ולארגון,באופן כן ויסודי. הדגשת הצדדים החזקים יאפשרו לעובד להתייחס למשוב כאל דבר שמקדם את הצלחתם ולא כחוסם אותה. יש למנף את השיחה לדיאלוג.

• בקש מהעובד לציין את האתגרים הגדולים ביותר שלו: הזמן את העובד להעריך את ביצועיו גם בתחומים החזקים וגם בתחומים המאתגרים, כדי לזהות היכן הם זקוקים לייעוץ ממוקד.

• ספק משוב ממוקד: במשך המשוב שנובע מהאתגר הגדול שציין העובד, התייחס לצרכים שהעלה העובד ובדוק איתו ביחד הצעות לפתרון. בתהליך זה חשוב לתת משוב עניני ולא אישי, תוך התייחסות למעשה ולא לעושה, להקפיד על משוב תיאורי ולא שיפוטי, תוך התמקדות בהתנהגויות ולא בציונים, ולהשתמש בדוגמאות מתוך חיי היומיום, כולל ציטוטים / מתוך דוחות, התייחסויות של עמיתים, לקוחות וכו'.

• בחר תחומים לפיתוח עתידי: דבר עם העובד על יכולות עתידיות שהיה רוצה לפתח או כישורים נוספים שהיה רוצה לתרגל. חשוב איתו על תוכנית פיתוח אישית.

• שוחח עם העובד על היתרונות הכרוכים בשיפור לצד ההשלכות של אי שיפור: כדי להגדיל את המוטיבציה של העובד לבצע את השינוי.

• הדגש את תמיכתך בעובד וחזור על תרומתו לארגון: קשה לתת משוב אך קשה יותר לקבל אותו... הבטח לעובד כי תתמוך בו בתהליך השיפור שלו.

• תיעוד השיחה: בסיום המשוב עליך להקיש על "שלח לעובד". העובד צריך למלא בעצמו את שדה "התייחסות העובד".

 

טיפול בהתנגדויות:

מה לעשות?

• מתן לגיטימציה
  "זו אינה סיטואציה קלה"

• להיזהר מציניות

• הקרנת חמימות, חיוך - שבירת מתח

• שתיקה והמתנה

• קביעת מועד חדש

• להניח הצידה את הדף ולקיים שיחה חופשית

 

מה לא לעשות?

• התעלמות

• כניסה לויכוחים אידאולוגיים

• התנצחות וקרב אגו: "צורת התגובה שלך ממחישה את הבעיה בניהול אותך"

• פעולת מניעה - לדבר מראש על הבעייתיות בדוגמאות

• ויתור

                             

דוגמאות:

התנגדות לכל הנאמר - כפירה בכל

• להציע לו לעשות הערכה לעצמו

• "אני לא מבין את תגובתך - מה אתה מנסה לומר לי?“

• "אין נושאים שעליך להשתפר בהם?"

 

שיחת הערכה חוזרת (תקליט)

• הצבת יעדים קריטיים

 

"לא ראית אותי, על מה אתה מסתמך?"

• לבקש את גרסתו

• להציע שתקיימו בדיקה ושיחה נפרדת על הנושא

 

חילוקי דעות בתפיסת עולם

• ("לא התחתנתי עם העבודה, חשובים לי הבית והמשפחה")

• לכבד. לבדוק אם מודע למחירים שמשלם

• לא להיכנס לויכוחים אידיאולוגיים

 

 

לשאלות בקשות מחשבות זמינים לכם

צוות סגול ייעוץ ארגוני