ניהול אינבוקס תיבת המייל האישי שלכם

 

כמה מיילים יש לכם באינבוקס? 

אחד הרעשים הגדולים בניהול זמן בעידן שלנו הוא המיילים: נדרשת זמינות גבוה למייל ותיבת הדואר מצטברת במהרה.

 

כמה פעמים פתחתם את אותו מייל,  שוב ושוב, כמה פעמים לא הספקתם לענות ושולחי המייל התקשרו הגיעו נדלקו שריפות.. (ראו פוסט קודם), כולנו סובלים מהעניין אז איך מנהלים את האינבוקס אפקטיבי ?

 

כללים שיעשו סדר באינבוקס לניהול אפקטיבי:

כלל ברזל "נגעת נסעת": מייל שפותחים מטפלים באחת מארבע דרכים, אבל בשום אופן לא מייצרים מצב שנשאר ויפתח שוב ושוב.

 

כלל נגעת נסעת אומר  DDFF:

• פתחת מייל – DO , אם המשימה פשוטה בצע אותה מיד, (לצרף קובץ לתאם פגישה) , אם המשימה מצריכה טיפול רשום אותה בטבלת המשימות שלך, הגדר מתי תטפל בה, צרף את המסמך / המייל לזימון הזמן המוגד ואז השב למייל וציין מתי /עד מתי אתה תטפל בנושא. (לא להשאיר בתיבת הדואר)

• פתחת מייל – DELETE , מחק אם אין צורך במייל , השב ומחק אך אל תשאיר.

• פתחת מייל – FORWORD  העבר לשרגא J העבר לגורם הרלונטי לטיפול בנושא, לעובד קולגה ציין בגוף המייל נדבר על כך בפגישתנו בשוטף או כל הערה אחרת ומחק.

• פתחת מייל – FILE  תייק בתיקיה , פתח תיקיות רלונטיות לפי נושאים ותיק דואר. למי שלא אוהב פתח תיקיה אחת ארכיון, ותיק כל מה שלא צריך להיות באינבוקס לשם.

 

נסו את השיטה שבועיים ועדכנו אותנו כמה זמן התפנה לכם

מה התחושה של האנשים שעובדים איתכם :)

התחילו עכשיו התמידו זה עובד.

​

​