אז איך מנהלים פרויקט?

איך מתחיל פרויקט

זה מתחיל מבפנים ומתגלגל החוצה...
כמנהל פרויקטים עליך להיות מחובר ליעדי ומיקודי היחידה, להיות נוכח בשטח ולבצע איתור צרכים באופן
מתמיד. פרויקט נולד מתוך פער או מתוך רצון לבצע השקה למוצר / שירות חדש.החיבור שלך לשטח וזיהוי
פערים יאפשר לך ליזום פרויקטים ולא רק להגיב אליהם. הדבר גם ימצב אותך אל ממשקים ומנהלים בכירים
כאשר תציף בעיות ותציע תהליכים לפתרון. על מנת לעשות סדר, מיפינו את השלבים בניהול פרויקט:

לחיצה על העכבר, בכל שלב, תמצא פרוט והרחבה לעיקרי השלב

מה התוצאה הרצויה?

ישיבת התנעה

ישיבת סטטוס

מה הלאה?

למידה/מחקר/מה היה

מה נהוג/סיעור מוחות

בחינת עלויות וכדאיות

אפקטיביות חיזוק ותקשור

 
 
 
 
 
 

לקבלת טיפים והעמקה מותאמת אישית צרו איתנו קשר בטלפון: 054-2428858 אן במייל: sigal@sagol.org.il

 
שלב 1: ייזום - מטרה ובעלי עניין

זהו השלב שבו עולה הרעיון לפרויקט ובוחן את הצורך המניע את פתיחת הפרויקט

?בין אם אתה יוזם פרויקט ובין אם אתה משתלב באחד, חשוב שתשאל קודם כל: מה המטרה

  • מי קהל היעד?

  • מהי מטרת הפרויקט ומהו הצורך והפער שהובילו אליו?

  • כיצד הפרויקט מתקשר למיקודי היחידה?

  • מהן התפוקות המצופות ממנו? מהו הפתרון הנדרש?

  • מה יחשב להצלחה?

לאחר מכן חשוב לאתר את בעלי העניין- על מי זה ישפיע? מי הלקוח? את מי צריך לכלול בעשייה על מנת שהפרויקט יצליח? מול מי צריך לעבוד? אצל מי המשאבים להם אנו זקוקים?

 
שלב 2: תכנון

זהו השלב המהותי ביותר בפרויקט הכולל את  בניית תכנית העבודה לפרויקט לאחר שבישיבת ההתנעה דנו בכל השאלות והסוגיות והציפו את המשמעויות


הצלחה בתכנון תוביל לסיכוי רב לעמידה ביעדי הפרויקט, שביעות רצון הלקוח, עמידה בלוחות הזמנים ועמידה בטיב המוצר / השירות
מסיכום ישיבת ההתנעה ועיבודה, נגזרות תכניות עבודה רבות, כגון: 

חלוקה לנושאי עבודה ותכנון לוחות זמנים
בניית הצוות המוביל וחלוקת אחריות בין בעלי התפקידים
תכנון תקשורת, פגישות עדכון ודיווחים
ניהול והערכת סיכונים ודרך הטיפול בהם


תוצרי השלב:

תכנית עבודה ולו"ז

מסמך איוש וחלוקת אחריות

רשימת נהלי עבודה לפרויקט
הערכת סיכונים וסיכום עלויות

  •  
שלב 3: ביצוע

השלב המרכזי ביותר בפרויקט הכולל הפעלת אנשים ומשאבים שונים לפי תכניות העבודה שנקבעו. 
חשוב שבשלב זה יבוצעו בקרות ובדיקות באופן מתמיד (תכנון מול ביצוע בפועל) וכתוצאה מכך תיתכן בקשת שינוי תכולה, לו"ז, עלויות וגורמים נוספים. 
בשלב זה מופצת תקשורת רבה בין הגורמים השונים המעורבים בפרויקט לטובת השגת היעדים השונים. 
על מנת לבצע הטמעה ורתימת כל המעורבים, יבוצעו גם הדרכות.
שלב זה מתחיל בסמוך לזמן תחילת התכנון ומסתיים בשלב הסגירה של הפרויקט. בשלב זה מתקבלים תוצרי הפרויקט שהוגדרו בפועל.
תקשור: לאורך כל שלבי הביצוע ובעיקר בסיום, כאשר מופקים התוצרים, יש לתקשר ולשווק אותם לבעלי העניין וללקוחות הקצה של הפרויקט. 
(לרב נעשה במסגרת מצגת בתדריך המתארת את הפיתוח שנעשה, הפער שהוביל אליו וכיצד התוצר ישרת את הלקוחות ויגרום לשינוי ושיפור המצב הקיים)

 

 
 
שלב 4: בקרה


על הבקרה להתבצע באופן חוצה לאורך כל התהליך תוך בדיקת  עלויות וכדאיות ובחינת תכנון מול ביצוע ביחס למשאבים שהוקצו לפרויקט.
בקרה נוספת ומקיפה יותר צריכה להתבצע לאחר הפקת התוצרים (סיום שלב הביצוע) ובה יש לוודא כי היעדים הושגו במלואם.
החשיבות של שלב היא בכך שהוא מספק משוב לאינטגרציה של כלל החלקים שפעלו בפרויקט ובדיקה שהתכולה הושלמה ובאיכות הנדרשת, בהתאם ללו"ז, עלויות, ניהול משאבים וכוח-אדם, דיווחים לבעלי העניין וניהול סיכונים.

 
שלב 5 הפקת לקחים

!לקחים צריך גם לנהל ולא רק להפיק
תהליך ניהול לקחים מובנה הוא תהליך מחשבתי מודע ומתוכנן, אשר מאפשר לעובדים בארגון ולארגון בכללותו להתבונן בתהליכים ותוצאות של הצלחות וכשלים


.תהליך זה הוא המשך ישיר של תהליכי הבקרה שבוצעו לאורך כל התהליך
.הפקת הלקחים היא כלי למידה, לכן חייבת להתרחש באווירה תומכת למידה


?אם כך, מדוע חוששים / נמנעים מתהליך זה


 ניתוח לקחים לוקח זמן- העיסוק בפרויקטים נוספים במקביל והשלמת שלב הביצוע, גורמים לכך שלעיתים שלב זה מתפספס מאחר והמיקוד הוא

כבר בפרויקטים אחרים


  יש חשש לעסוק בהפקת לקחים מאחר ותהליך זה נתפס לעיתים כתחקיר / העברת ביקורת ואיתור כשלים במקום שיחשב כ: ניתוח תוצאות, איתור פערים ומנוף ללמידה להמשך


  יש קושי בניתוח והבנת סיבות השורש לפערים בין תכנון לביצוע


:השיטה הנפוצה להפקת לקחים
השיטה  המקובלת היא שיטת AAR - הסקירה שאחרי (ראשי תיבות של: After Action Review) שיטה זו פשוטה ליישום ומרכזת את הפקת הלקחים סביב מענה על 4 שאלות

1. מה קרה?

2. מה ציפינו שיקרה?

3. מדוע יש פער בין השניים?

4. מה אנו ממליצים?


המענה על שאלות אלו צריך להוביל לתוצר של מסמך המלצות להמשך ותכנית עבודה בהתאם ליישומן על מנת שלא ישארו רק בגדר המלצות

 
שלב 6: סגירה

השלב האחרון והסופי בפרויקט שנותן "חותמת" או אישור לסיום הפרויקט.

מומלץ ליזום ישיבת סיכום ובה לייצר סגירה לפרויקט הכוללת את עיקרי הפקת הלקחים, המלצות להמשך וכיצד ליישמן, חגיגת הצלחות קטנות שהתרחשו עד כה, הוקרה ותודה לכל מי שסייע והיה שותף בפרויקט.

054-2428858
סגול ייעוץ ארגוני