מנהל אפקטיבי וניהול זמן

מה זה מנהל אפקטיבי? מה זה ניהול זמן והאם אפשר לנהל את הזמן?

זמן בניגוד למשאבים אחרים, מחולק לכולנו במידה שווה. היכולת והמיומנות להתנהל אפקטיבי עם המשאב הקבוע הזה היא האומנות.

אומנות האפקטיביות האישית היא מצד אחד אוסף של מגוון מיומנויות שונות כמו: תקשורת, משא ומתן, ניהול רגשי, תכנון, ניהול אסטרטגי קבלת החלטות אסרטיביות ועוד. יחד עם זאת, ישנם כלים ממוקדים שיכולים לסייע לנו להתנהל אפקטיבית ולסיים את היום עם תחושת סיפוק ונחת סביב ביצוע המשימות שלנו.

התחושה שנגענו בעיקר שהתקדמנו לעבר המצפן שלנו שלמרות שהיו, יש ויהיו "שריפות" ניהלנו אותם חכם ולא נשרפנו בדרך.

במסגרת הטיפים שלנו לניהול אפקטיבי, הפעם בנושא חשוב– "ניהול שריפות".

מכירים את זה שישבתם תכנתם את הלוז השבועי דאגתם לשבץ משימות מקדימות להתייחס לאבנים הגדולות, למצפן והתכנון מושלם ואז.. משהו נכנס בדלת: טלפון בהול,  "האתר נפל", שינוי משמעותי, ביקור פתע.. "שרפה נדלקה". 

מה אתם עושים כשזה קורה?

אז רגע לפני שעוצרים הכל ו100% ממוקדים בשריפה הינה כמה כללים חשובים:

  1. בדיקת גובהה הלהבות – לפעמים שריפה שאחר מציג בפניכם בבהלה גדולה, יכולה להסתבר כגפרור קטן.

  2. בצעו תשאול וברור באופן ממוקד ומרגיע – שאלו שאלות ממוקדות מהמאקרו למיקרו

  3. מפו את השריפה- לאחר הברור ואיסוף המידע הבינו את המשמעויות יתכן שיש פתרון פשוט והדרמה תשקוט.

בהרבה מאוד מהמקרים, אנחנו נסחפים לעין הלהבות מבלי לבדוק, האם השריפה אכן שריפה? או אי הבנה קלה, או שמא שינוי קל / צרוף אדם נוסף לשיח/ שאלה קטנה יכולה לפתור את העניין.

במידה ואכן בפניכם שריפה שיש לטפל בה

    4.  טיפול ממוקד ולמידה - תנו טיפול ממוקד ומצאו זמן נכון, עם הפורום הנכון לקיים חשיבה כיצד ניתן למנוע משריפות כאלה להיווצר בעתיד, לפחות נהפוך את המקרה ללמידה ארגונית תהליכית. אם שריפה מאותו שוג חוזרת על עצמה פעמיים, ובטח שלוש אתם נשאבים ללהבות ולא מנהלים אפקטיביים לטווח ארוך.

    5.  מבט ממוקד על המשימות "שנשרפות"- מה ההשלכות של השריפה על המשימות שתוכננו בלוז, ומה יקרה כשאני אסיים עם השריפה לשאר הלוז והמשימות.  מה יהיו ההשלכות והאם אני מדליק שריפה נוספת מבלי לשים לב?  רגע לפני כיבוי השריפה, מבט על הלוז המתוכנן, האם ניתן להעביר את המשימות למשהוא לביצוע, האם נדרש להודיע על שינוי האם אתם משנים משהוא שכבר שונה מספר פעמים מה המשמעות מה האופציות שעומדות לרשותכם, תעדפו מחדש ארגנו את הלוז עם ה"שריפה בפנים" רשמו לפניכם היכן הייתם שתדעו לאן לחזור, עדכנו את מי שנדרש בקשו עזרה כשאפשר. 

 

 

צוות סגול ייעוץ ארגוני.

054-2428858
סגול ייעוץ ארגוני